LE TRI DES PAPIERS

Coment faire votre tri?
Comment les classer et archiver?
Quel matériel utilisez-vous?

Voilà les six grandes catégories de classement et leur sous classement que je suis en train de mettre en place âprès avoir beaucoup tâtonné:

- Les documents administratifs : acte de naissance, de baptême (le cas échéant), de mariage, de divorce, de décès, livret de famille, carte d'identité, passeport, carte d'électeur, actes notariés....

- Les documents qui concernent les informations sur la santé :carnet de santé, radios, prises de sang....

- Les documents qui concernent la protection des personnes et des biens : assurance responsabilité civile, assurance scolaire, assurance maladie (complémentaires), assurance dépendance, assurance obsèques, assurance vie, assurance logement, assurance voiture(s)

- Les documents qui concernent les biens : les factures, les garanties, les modes d'emploi. (Je donnerai plus tard mes sous-classements)

- les documents qui concernent les services payants de la vie quotidienne : EDF, GDF, eau, téléphone, câble/satellite, cantine scolaire, cours privés....

- les documents qui concernent les finances :
fiches de paye, assedic, retraite,
relevés de comptes courant,
relevés de comptes de placements,
crédits,
impôts

En continuant mon classement de papiers, je suis tombée sur les relevés de fiches emploi service concernant une jeune fille que j'ai employée, il y a une douzaine d'années. Et alors ? J'ai envie de vous raconter ce qui s'est passé. L'année dernière : elle m'appelle pour me demander de lui refaire le certificat de travail que je lui avais fait à l'époque et qu'elle avait perdu. Elle n'avait plus non plus aucun des documents qui concernait cet emploi et en avait besoin pour faire valoir ses droits. J'ai passé un temps fou à rechercher les documents que je n'ai pas trouvé, j'ai appelé au centre des chèques emploi service, qui m'ont renvoyé d'un service à l'autre , j'ai dû faire un courrier pour demander une recherche dans les archives nationales, j'attends encore la réponse.... Finalement, j'ai fait un certificat approximatif que j'ai faxé pour qu'il arrive à temps et qui n'a pas servi parce que la personne qui gérait le dossier a estimé qu'elle avait déjà traité le dossier. Elle a affirmé à la jeune fille que je n'avais pas envoyé le certificat. Elle n'a donc pas bénéficié de ses droits.
Morale de cette histoire vraie.
- Concernant la jeune fille: elle ne savait pas quels sont les papiers à jeter ou à garder. Je vous donne le lien de Direction Générale de la Concurrence, de la consommation et de la Répression des Fraudes qui vous donne le temps de conservation des différents documents qui donne les temps de conservation des documents.Ca aide pour l'archivage.
http://www.dgccrf.bercy.gouv.fr/documentation/fiches_pratiques/fiches/d11.htm#p3

- Me concernant : Je savais que j'avais gardé ces documents, mais où? Pour me trouver une excuse, il faut dire que nous avons déménagé entre temps et que les caisses non urgentes attendent encore au grenier où à la cave qu'on soit motivé pour les ouvrir.
Beaucoup de temps perdu pour moi, pour les employés qui ont pris le temps de me répondre, beaucoup de contrariété parce que je voulais vraiment aider cette jeune fille.
Du temps maintenant, pour refaire ce certificat de travail afin qu'elle puisse faire valoir ses droits au moment de la retraite par exemple quand il faudra qu'elle fasse sa reconstitution de carrière.
- Je propose donc une 7ème rubrique de classement même si l'employeur n'est pas tenu de fournir ces documents après coup : les documents concernant l'emploi des personnes : nourrice, femme de ménage,.......

Merci pour ton temoignage Mélusine, c'est tellement vrai.

Le matériel de classement!!! Jusqu'ici j'avais une boîte métallique avec dossiers suspendus pour les documents que je jugeais importants, des classeurs, des pochettes, un trieur. En prenant du recul, je me rends compte que je n'avais jamais pensé le classement dans sa globalité, ni vraiment réfléchi à la pertinence de tel ou tel matériel.
Ce qui a fini par me gêner dans ce que j'utilisais :
- la boîte métallique, à force d'ajouter des documents, elle est devenu trop petite, les actes notariés, les fiches de paie, les documents d'assurance, les impôts.... au fur et à mesure des années, ça se multiplie et ça devient volumineux.
- les classeurs n'avaient pas tous les étiquettes voulues... et les contenus étaient parfois des empilements.

J'utilise maintenant principalement des classeurs, j'ai conservé la boîte métallique pour protéger certains documents qu'on n'utilise que rarement. Elle ne contient plus que que deux pochettes plastiques parallélépipédiques avec élastique :
- les actes notariés (achat d'immobilier, succession, donation....),
- les documents administratifs rangés dans des pochettes plastiques transparentes.
En écrivant, je pense que je vais peut-être en acheter une deuxième pour les fiches de paie qui sont actuellement dans des boîtes archives et sont regroupées dans des pochettes plastiques transparentes par année.
J'ai viré les dossiers suspendus, ils étaient fort abîmés, et surtout dans l'urgence, mon défaut étant la procrastination,(je ferai plus tard, je mets là pour l'instant) les documents n'étaient pas toujours glissés dans le bon dossier.

Moi j'ai opté pour les pochettes à dossier.
Je prend une pochette par thème et plusieurs sous-chemises pour les années.

Ensuite, j'ai classé tout le reste dans des classeurs, avec intercalaires en carton et étiquettes très précises sur le dos.
Sur le premier intercalaire, je trace des cases correspondant à chacun des autres intercalaires et je reporte sur cette première page, la rubrique correspondant à chaque onglet, Ca aide pour une recherche rapide, Sur l'étiquettes du dos du classeur, le titre générique qui correspond aux catégories que j'ai noté ci-dessus et les rubriques intérieures : J'ai une vue globale des différents dossiers. J'ai donc:
- 2 classeurs "professionnels" : un pour moi, un pour zom (embauche, évolution de carrière) + 2 boîtes archives pour les fiches de paie
- 2 classeurs "assurance" (contrat et primes): assurance maladie et dépendance, assurance des biens (qui comprend la responsabilité civile): habitation, voitures.
- 3 classeurs "finances" : relevés de compte, placements (dont assurance vie de placement), emprunts
- 4 classeurs "factures ":
* factures et contrats de service : téléphone (1 classeur à lui tout seul portables, fixe, internet), eau, edf, gdf, entretien de la chaudière, charges, cantine, internat...
* factures (et garantie)de matériel concernant les loisirs, la communication : abonnement à différents journaux, téléphone, matériel photo, matériel informatique, matériel hifi, tv, machines (coudre, tricoter) (bricolage pour zom), sport
* facture (et garantie) de matériel concernant la vie quotidienne : voiture 1, voiture 2, petit électro-ménager, gros électro-ménager, meubles (classé par grandes zones de la maison), maison (chauffage, gros oeuvre......)
- 2 classeurs "mode d'emploi" : matériel concernant les loisirs et la communication, matériel concernant la vie quotidienne
- 1 classeur "documents qui ne sont plus en cours mais encore à conserver" (crédits remboursés mais encore à conserver...) chaque dossier avec une pochette étiquettée "à jeter en 20..)

Il me reste à trouver un classement qui me satisfasse pour les documents concernant la santé, classeur, boîte archive, pochette...

Super ton idée de classeur Mélusine mais ça te prend pas trop de place à force de les remplir.

Comme tu le soulignes , Chouquette, le problème des papiers, c'est qu'avec le temps ça s'accumule.
Au cours de ma vie, j'en suis à la troisième vague de restructuration des papiers (une tous les 10 ans à 12 ans à peu près).
A la première vague, je classais tout plus ou moins bien sans jeter, à la 2ème vague, j'ai trouvé un article du particulier qui donnait le temps de conservation des documents, j'ai viré un certain nombre de chose et j'ai classé sans avoir autant hiérarchisé que ce que je décris là.
Quand on est surbooké, et je pense que tu sais ce que je veux dire, on veut aller au plus vite, il faut donc que les outils de classement facilite la chose.
La 3ème vague, celle que je suis entrain de terminer à pour objet de ne plus avoir à revenir sur la manière, ni sur les outils de classement.
Pour éviter l'accumulation voilà ce que je vais essayer de faire, maintenant que tout est accessible : Insaller deux routines.
- Première routine : un document qui entre, un document qui sort.
Exemple : je renouvelle ma plaque de cuisson, l'ancienne part au recyclage, je range la facture et le bon de garantie, je sors l'ancienne facture, l'ancien bon de garantie;
J'achète quelquechose de nouveau, évidemment je ne jette rien
Autre exemple : pour les factures de services : une facture EDF qui entre à garder 5 ans , une qui sort.
Deuxième routine : En janvier de chaque année, sortir de chaque dossier l'année à jeter.
Exemple : Les relevés de banque se garde 10 ans . Dans mon classeur "relevé de bnaques" je garde 4 ans. Les 6 autres années sont dans un boîte archive, on va très rarement rechercher des données comme ça.En 2009, jeter l'année 1998.
Je regrette de ne pas avoir pris le temps de le faire plus tôt, parce que les dossiers suspendus archi plein dans lesquels, on ne peut plus rien mettre, ça m'a pourri la vie.
Pour que ça marche, il faut que les classeurs (ou autre matériel) soit bien étiquettés.
Autre truc qui m'a pourri la vie : ne jamais retrouver le papier qui indique le temps de conservation. Pour pallier à cela dans le classeur ou dans les boîtes archives qui servent à stocker les documents en attente de destruction, j'écris sur le paquet, l'année où il va aller retrouver les flammes, sur les intercalaires, j'ai noté EDF à jeter après 5 ans.
Quand on démarre avec ses premières factures, on a vraiment l'impression que la masse de papiers augmente, De toute façon, il y a des temps réglementaires qu'il vaut mieux respecter en cas de litige. Il arrive forcément un moment où ça ne peut plus beaucoup augmenter.

merci, les filles, grace à vous et au forum, je me lance dans le tri de mes papiers. J'ai investi dans des classeurs, le princpe me semble pas mal.
Jusque là , j'avais trié par année, mas ça fait que les papiers s'accumulent sans jamais etre jeté.
petite question: est ce que les contrats de travail doivent se garder aussi?

Oui, Barodica les contrats de travail se gardent à vie.
Je suis en train de compiler deux documents qui donnent les temps de conservation, je les mets sur le forum dès que possible.

J'ai compilé deux documents à ma disposition qui indiquent la durée de conservation des papiers sur un fichier exel.
Il s'agit d'un extrait de Que Choisir N°327 et du tableau de la DGCCRF actualisé en 2004 (voir le site).
En principe on peut jeter un document quand toute contestation devient impossible, (délai de prescription dépassé). J'ai milité quand j'avais plus de temps dans une association de défense des consommateurs et j'ai eu à régler des litiges, je vous assure que c'est vraiment important de garder des traces de tout. Sans justificatifs, on peut peu de choses.

Ce tableau Excel indique le type de documents (factures, contrats), la famille de classement (Vie professionnelle, santé, famille), le descriptif du document, le temps de conservation, des précisions sur ce temps.
J'ai recensé 80 documents différents.

J'ai essayé de mettre ce document sur le forum, mais il est trop lourd.
Je l'ai réalisé parce que j'en avait assez de relire le doc "Que Choisir" classé par année qui ne me permettait pas de savoir rapidement combien de temps garder le doc que j'avais en mainet parce que les les deux documents se complètent.

Si ça peut faciliter la vie à quelqu'un d'avoir ce tableau qui permet de trier les documents en fonction de ce que l'on recherche, vous pouvez me solliciter par mail. Je me ferai un plaisir de vous le transmettre

J'ai trouvé le lien du site dont parle Mélusine pour celle que cela intéresse:
http://www.dgccrf.bercy.gouv.fr/documentation/fiches_pratiques/fiches/d11.htm

Est-ce qu'il y a quelqu'un qui peut convertir les documents en PDF ou qui sait comment les publier sur le forum?

Moi je sais convertir tous documents word ou excel en PDF mais sur le forum pas moyen de télécharger, il n'y a pas d'icone pour télécharger un fichier.

Ca intéresserait certaines de faire une comparaison sur vos systèmes de gestion car je sais pas vous mais même en rangeant mes papiers j'ai l'impression que c'est toujours autant bordélique.
Existerait- il un système de classement idéal?
Comment classez vous et rangez vous?
Moi j'avais opter par les pochettes à 7 catégories avec sous catégories et classés par année mais j'ai l'impression de mettre compliqué la vie.

J'ai plusieurs classeurs pour l'archivage
1 pour les factures de la vie courante: edf, telephone, eau, assurances, reparation voiture...classé par thème et par année
1 pour les impots
1 pour les fiches de paye
1 pour la santé
1 pour les bon de garanties et modes d'emploi
1 pour la nounou
1 pour les comptes banquaires

et 1 classeur qui concerne l'année en cours divisez en 12

Je pense que le classement par année, s'il facilite la vie sur le moment, la gêne à long terme parce qu'il éclate les catégories.
Imaginez que vous ayez à ressortir vos factures de téléphone sur 3 ans (ce qui arrive en cas de litige); Il faut sortir 3 classeurs pour rassembler, faire les photocopies et reclasser dans 3 classeurs.
Tous les documents ne sont pas à garder sur la même durée. Si vous jetez tous les ans ce qui est arrivé à terme, Il faut reprendre tous les ans, tous les classeurs: ça c'est le truc qu'on ne fait jamais. Je ne vous raconte pas au bout de 20 ans.
En plus, il faut acheter chaque année le truc pour classer (trieur, valise...)
Voilà pourquoi, je suis passée au tout classeur avec intercalaires, je classe par année à l'intérieur des rubriques, les derniers documents au dessus des autres.
Je vous ai déjà donné mes rubriques. Là chacun fait selon ses besoins, mais il y a des invariants.