Organisation de deux services

Bonjour,

je sollicite votre aide afin de connaître des idées ou astuces pour organiser 2 services dans un même bureau et pour une seule secrétaire(moi)
je m'occupe de 2 services dont 1 à 90 %
je souhaiterai avoir des idées pour organiser le tout

merci beaucoup

Je n'ai pas trop saisi ce que tu attendais comme conseils: aide en classement? en rangement? .....

Bonjour

ce que je recherche c'est une organisation en rangement si je puis dire sur mon espace de travail
je voudrais trouver des idées pour bien séparer les 2 pôles afin de ne rien mélanger

en plus ça va évoluer début 2011 car je vais m'occuper de la comptabilité et de la paie pour les 2 services

Bonne journée

Si t'as 2 min tu pourrais m'expliquer et me donner les différents types de dossier que tu traites dans chaque service.
Répond par mail privé si tu veux.
Je vais réfléchir sur la mise en place d'un code couleur et d'un bureau bien rangé.
Est ce que ton bureau a plusieurs tiroirs si oui combien?
1 tiroir pourrait correpondre à un service?

Sinon pour des idées voici quelques conseils :
http://homeorganizer.over-blog.com/article-rangement-du-bureau-51889267.html
http://www.agence-jara.com/organiserBureau1.html
http://www.agence-jara.com/organiserBureau2.html
http://www.agence-jara.com/organiserBureau3.html
http://faire-autrement.fr/2008/9/18/idees-pour-ranger-son-bureau

bonjour et merci de ta réponse

alors je m'occupe d'un service de remplacement à 90%(mise à disposition de personnel en cdd) et d'un syndicat à 10 % environ

pour le service de remplacement, j'ai des dossiers de personnel avec 1 sous dossier par période de travail contenant DUE contrat signé convention signée
je m'occupe aussi de vérifier les bulletins de paie pour le moment et les déclarations de cotisations sociales que le comptable m'envoie
je remplis des fichiers excel de livre de banque et de caisse également
l'année prochaine je ferai la paie et la compta du service de remplacement

pour le syndicat : ça reste peu et simple, je tape des courriers essentiellement mais l'année prochaine je ferai également la compta des agriculteurs pour ce service

mon bureau a 4 tiroirs mais la plupart de ce dont j'ai besoin est sur le bureau

j'ai un système de corbeilles aussi : 1 pour courrier entrant et 1 pour courrier sortant, 1 pour les agents de remplacement en poste actuellement, 1 pour les dossiers en attente de signature ou de validation, 1 pour les dossiers à traiter

Mes petits conseils:
- utilise les 2 prermiers tiroirs pour ton service remplacement: 1 pour adiministratif et l'autre la compta.
- utilises les 2 autres tiroirs pour ton autre service: idem (1 administratif et 1 compta)
- met uniquement sur ton bureau tes fournitures essentiels (crayons, stylos, blocs notes, agenda, répertoire, liste du personnel, papier, enveloppe, calculette, petites fournitures comme trombone, colle, scotch,...),...
- utilise un code couleur pour chacun des 2 services: rouge le service de remplacement et bleu le syndic
- en ce qui concerne les dossiers de personnel avec 1 sous dossier par période de travail contenant DUE contrat signé convention signée, fait également des sytèmes de couleurs: 1 par période de travail, 1 pochette cartonnées par employé pour regrouper ce qu'il concerne un individu sur le plan administratif ou alors sert toi tu système des intercalaires alphabétiques pour classer selon leur nom
- Sépare sur ton ordi la gestion des 2 services et crée plusieurs dossiers

J'espère que ça t'as un peu plus éclairé.
Ca te convient comme programme?

Bisous

bonjour,

désolée de ne répondre qu'aujourd'hui mais je n'ai pas touché l'ordi du week-end

pour lé séparation des services sur le pc c'était déjà comme ça quand j'ai commencé ce travail donc c'est très bien

pour les tiroirs le 1er est pour les fournitures et vu tout ce qu'il y a impossible de tout mettre sur le bureau ça ferait trop fouillis

le 2ème je l'utilise pour les dossiers du service de remplacement

pour les codes couleurs, c'est pas mal , idée à étudier

je prends note de tout ça et vais travailler à partir de tes idées

merci beaucoup Andalasia de ton aide

Salut Bichick,

Si t'as d'autres questions n'hésitent pas.

Bon courage pour cette nouvelle réorganisation.

Bisous

bonjour,

pour l'instant pour le service de remplacement j'ai utilisé la méthode des codes couleurs qui me convient bien ma foi

comme j'ai beaucoup de travail en ce moment, je laisse un peu de côté la mise en place de mon organisation mais dès que ce sera plus calme je m'y remettrai

en place mon patron m'a autorisée à prendre une stagiaire pour 6 semaines elle commence le 8/11
ça va bien m'aider et elle aussi donc un bon échange de procédés

bonne journée

bonsoir,

Je viens donner des petites nouvelles.
Alors j'ai eu la stagiaire 6 semaines mais finalement ça ne m'a pas beaucoup aidé.
Là, la période de rush est finie donc je vais pouvoir rattraper mon retard sur les 2 semaines à venir, cette semaine je vais être seule mais la semaine sera courte car lundi 20 est férié chez moi(fête de l'abolition de l'esclavage) et mon patron m'offre le vendredi 24 Décembre.

Mais je vais quand même pouvoir réorganiser mes services.
Je reviendrai pêcher des idées si besoin.

Si jamais je ne reviens pas d'ici vendredi, Joyeux Noel.

Bonjour,

Quelques nouvelles en passant.
J'ai été débordée en janvier, en février je suis partie 15 jours en voyage professionnel, quand je suis revenue, j'étais toujours débordée
Donc pour l'instant, mon organisation est plus ou moins en cours de réalisation, je fais mes procédures de travail au fur et à mesure également.

Les idées qu'on t'avait proposé ça t'as aidé au moins?

Bisous

Bonjour Andalasia,

J'ai commencé à utiliser le système de couleurs et aussi l'idée des tiroirs , sur mon bureau ne subsistent que corbeilles à courrier(arrivée/départ), fournitures de bureau dont j'ai besoin au quotidien, la corbeille verticale pour les enveloppes et timbres

Mes dossiers en cours ou dont j'ai besoin régulièrement sont sur une table en face de mon bureau

ça a bien pris forme on dirait... Félicitations

Bonsoir,

Oui ça y est j'ai un peu de temps pour peaufiner et ça avance bien.
J'y ai beaucoup travaillé aujourd'hui.
Petit à petit, ça se met en place.

Comme quoi...Rien ne sert de courrir...

Exactement !

Par contre, je profiterai d'avoir un peu de temps pour préparer d'ores et déjà l'organisation de ma comptabilité(je n'ai pas encore le logiciel, ce qui est un peu ballot).

Du coup, ça me motive pour m'organiser à la maison car depuis le retour de mon voyage c'est une catastrophe mais j'ai trouvé plein d'idées sur un site dont je vais vous mettre le lien dans la rubrique adaptée d'ailleurs.

Bonjour,

Je reviens aujourd'hui de nouveau pour donner quelques nouvelles.

Alors, toujours autant occupée et avec peu de temps pour m'organiser(à moins de dormir au bureau :-) ) ça devrait se calmer d'ici peu donc je prendrai le temps cette fois de bien tout organiser.

J'ai décidé de tout virer de mon bureau et de ne laisser que le pc, le téléphone, la corbeille de courrier entrant et les fournitures quotidiennes et de mettre tout le reste méthodiquement organisé sur la table face à mon bureau et les dossiers dont je me sers peu dans l'armoire et les tiroirs.

J'espère que ça ira. Je devrai pouvoir commencer à faire ça soit la semaine prochaine soit la semaine d'après.

Bonne soirée (je vous tiens au courant).

Bonjour,

Euh septembre est là !
Depuis juin , et bien j'ai été très très très occupée, gestion lors de l'absence du boss pendant son voyage pro et ses congés en juin-juillet, départ en congés pour moi pendant 12 jours, super occupée à mon retour.

ça y est j'ai mon logiciel comptable.
J'avais posté ça en août : https://zalinka.1fr1.net/t185-mon-bureau

Je m'organise petit à petit mais bon parfois ça ne me convient pas et je dois changer.

je suis super contente pour toi, désolée d'avoir mis du temps à répondre mais... on m'a demandé en Mariage et j'essaie d'organiser au mieux (en plus de mes nombreuses occupation...

Oh félicitations !

bah moi aussi je suis prise par l'organisation du mariage qui est prévu pour le 14 janvier 2012.

Je n'ai toujours pas fini mon organisation car j'ai beaucoup de dossiers à traiter et urgemment à chaque fois.
Mais 1 fois par semaine, je prends 1h pour trier, jeter, ranger et organiser.

Ah oui effectivement ça approche à grands pas... Félicitations en tous cas... Quelles sont tes couleurs fétiches pour ton mariage?

j'ai fait moi même les programmes et je suis en train d'organiser le 'timing' des grands moments, les photos que je veux...Le texte de la cérémonie car nous ne voulons pas une cérémonie religieuse

Merci !

On a choisi mauve et blanc (très à la mode) avec le thème de la Réunion(serviettes pliées en forme d'oiseau du paradis, boîtes à dragées en forme de palmiers qu'on va faire nous mêmes...).

Nous on se pose la question car c'est très stricte au niveau des horaires l'église et ça nous convient pas du tout.

Et toi c'est pour quand ?